Czynności notarialne

Najczęstszym przedmiotem umów sprzedaży objętych aktem notarialnym, są nieruchomości. Podstawowym dokumentem, którego treść bada notariusz, jest odpis księgi wieczystej. Domniemywa się, że prawo jawne z księgi wieczystej jest wpisane zgodnie z rzeczywistym stanem prawnym. W razie niezgodności między stanem prawnym nieruchomości ujawnionym w księdze wieczystej, a rzeczywistym stanem prawnym, treść księgi rozstrzyga na korzyść tego, kto przez czynność prawną z osobą uprawnioną według treści księgi, nabył własność lub inne prawo rzeczowe (rękojmia wiary publicznej ksiąg wieczystych).

Istotne jest ponadto, by strona sprzedająca okazała notariuszowi dokument stanowiący podstawę nabycia przedmiotu sprzedaży (np. wypis umowy sprzedaży, wypis umowy darowizny). Z takiego dokumentu mogą wynikać prawa lub obowiązki właściciela przedmiotu sprzedaży, które nie zostały ujawnione w księdze wieczystej.

Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie, jeżeli akt notarialny w swej treści zawiera przeniesienie, zmianę lub zrzeczenie się prawa ujawnionego w księdze wieczystej albo ustanowienie prawa podlegającego ujawnieniu w księdze wieczystej, bądź obejmuje czynność przenoszącą własność nieruchomości, chociażby dla tej nieruchomości nie była prowadzona księga wieczysta, notariusz sporządzający akt notarialny jest obowiązany zamieścić w tym akcie wniosek o dokonanie wpisu w księdze wieczystej, zawierający wszystkie dane wymagane przepisami Kodeksu postępowania cywilnego. Notariusz jest obowiązany przesłać z urzędu sądowi właściwemu do prowadzenia ksiąg wieczystych wypis aktu notarialnego zawierający wniosek o wpis do księgi wieczystej wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu, w terminie trzech dni od sporządzenia aktu.

Ponadto, notariusz przy umowie sprzedaży, jako płatnik pobiera od strony kupującej podatek od czynności cywilnoprawnych (jeżeli jest należny) i odprowadza go na rachunek bankowy urzędu skarbowego, właściwego miejscowo, ze względu na siedzibę kancelarii, w terminie do 7 dnia każdego miesiąca, za poprzedni miesiąc.

Za sporządzenie umowy sprzedaży, notariusz pobiera wynagrodzenie, nie wyższe niż wskazane w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.

Stwierdzenie, iż po zmarłym dziedziczą określone osoby w oznaczonych częściach może nastąpić nie tylko w drodze postępowania sądowego ale również w akcie poświadczenia dziedziczenia, który sporządzany jest przez notariusza. Notarialne stwierdzenie nabycia spadku cechuje przede wszystkim łatwość i szybkość postępowania, co znacznie odróżnia je od procedury sądowej. Sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia jest możliwe zarówno w przypadku dziedziczenia ustawowego, jak i wtedy gdy zmarły pozostawił testament. 

Zaznaczyć jednak należy, iż notariusz może sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia tylko  wtedy, gdy  żądają tego zgodnie wszyscy potencjalni spadkobiercy oraz gdy nie ma wątpliwości co do kręgu spadkobierców i wielkości ich udziałów spadkowych. Ponadto, w ramach postępowania przed notariuszem wymagane jest osobiste stawiennictwo wszystkich zainteresowanych, z wyłączeniem możliwości działania przez pełnomocnika. W przypadku zaistnienia jakichkolwiek sporów lub wątpliwości konieczne jest skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. Notariusz nie może również sporządzić aktu poświadczenia dziedziczenia dla spadków otwartych przed 1 lipca 1984 roku. 

Akt poświadczenia dziedziczenia, po jego zarejestrowaniu, ma moc prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku. Istotne jest, iż przed dokonaniem działu spadku spadkobiercy muszą uzyskać akt poświadczenia dziedziczenia lub postanowienie o stwierdzenie nabycia spadku.

Podobnie jak akt notarialny, forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi może być w polskim ustawodawstwie wymagana obligatoryjnie dla wywołania pożądanych skutków prawnych, bądź może wynikać z woli stron umowy lub osoby składającej jednostronne oświadczenie woli.

Przymus formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, prawodawca przewidział m.in. dla:

– zbycia udziału w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz jego zastawienia;

– zbycia lub wydzierżawienia przedsiębiorstwa albo ustanowienia na nim użytkowania;

– wzorów podpisów członków zarządu spółek kapitałowych (jeżeli wzory podpisów nie zostaną złożone wobec sądu);

– przeniesienia, w drodze umowy, własności statku stanowiącego polską własność, podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru okrętowego oraz statku w budowie, wpisanego do polskiego rejestru okrętowego;

– ustanowienia na statku hipoteki morskiej;

– przeniesienia praw do działki, o których mowa w ustawie z dnia 13 grudnia 2013 roku o rodzinnych ogrodach działkowych;

– zawarcia umowy pomiędzy bankami o utworzeniu grupy bankowej. 

Notariusz poświadcza złożenie w jego obecności własnoręcznie podpisu przez daną osobę, bądź też poprzez odebranie oświadczenia od danej osoby, że uznaje złożony podpis na dokumencie za własny.

Umowa darowizny umożliwia darczyńcy dokonanie przysporzenia majątkowego, na rzecz obdarowanego, pod tytułem darmym, to znaczy nieodpłatnie. Jako motywy takiego zachowania najczęściej wskazuje się więzi rodzinne, uczuciowe, czy też cele charytatywne.  

Z uwagi na szczególny charakter umowy darowizny, ustawodawca wymaga, aby oświadczenie darczyńcy zostało złożone w formie aktu notarialnego. Udział notariusza ma przede wszystkim na celu ochronę interesów darczyńcy. Z uwagi na to, iż darowizna jest umową, do jej zawarcia, konieczne jest złożenie oświadczenia także przez obdarowanego. Oświadczenie takie obejmuje zgodę na przyjęcie darowizny i może być złożone w dowolnej formie. Zaznaczyć należy, iż oświadczenia darczyńcy i obdarowanego nie muszą zostać złożone w tym samym czasie, jednakże umowa darowizny zostaje zawarta dopiero z chwilą złożenia obu wskazanych oświadczeń. 

Wskazać jednak należy, iż w niektórych szczególnych sytuacjach, ustawodawca pozwala darczyńcy na odwołanie darowizny. Sytuacja taka występuje, gdy po zawarciu umowy darowizny doszło do zmiany stanu majątkowego darczyńcy, w taki sposób, iż wykonanie darowizny nie jest możliwe bez uszczerbku dla utrzymania darczyńcy lub realizacji jego ustawowych obowiązków alimentacyjnych. Jest to dopuszczalne, tylko gdy darowizna nie została jeszcze wykonana, np. w sytuacji gdy przedmiot darowizny nie został jeszcze wydany osobie obdarowanej. Jeżeli umowa darowizny została już wykonana, darczyńca jest uprawniony do jej odwołania, gdy osoba obdarowana dopuści się względem niego rażącej niewdzięczności, co utożsamia się z naruszeniem powszechnie akceptowanych norm o charakterze moralnym. W takim wypadku, oświadczenie o odwołaniu darowizny musi zostać złożone przed upływem roku, od dnia, w którym darczyńca dowiedział się o niewdzięczności obdarowanego. Jeżeli darczyńca podjął decyzję o odwołaniu darowizny, musi w tym celu złożyć obdarowanemu oświadczenie  w formie pisemnej. 

Testament stanowi jedyną instytucję, która pozwala na rozrządzenie majątkiem na wypadek śmierci. Z uwagi na jego osobisty charakter, obowiązujący stan prawny zabrania sporządzania testamentów wspólnych, tzn. takich które zawierają rozrządzenia więcej niż jednego spadkodawcy. Zaznaczyć należy, iż wyklucza to również wspólne sporządzanie testamentów przez małżonków.  

Testament lub jego poszczególne postanowienia mogą być w każdej chwili przez spadkodawcę odwołane lub zmienione. Zrzeczenie się tego uprawnienia jest niedopuszczalne i nie wywołuje żadnych skutków prawnych. 

Sporządzić lub odwołać testament może jedynie osoba, która ma pełną zdolność do czynności prawnych (tzn. osoba pełnoletnia, która nie została ubezwłasnowolniona). Dodatkowo obie te czynności wymagają osobistego działania, gdyż nie mogą zostać dokonane przez przedstawiciela. 

Polski system prawny wyróżnia dwa rodzaje testamentów: zwykłe i szczególne. Do testamentów zwykłych zaliczamy przede wszystkim testament własnoręczny oraz testament sporządzony w formie aktu notarialnego. Testament własnoręczny musi być w całości spisany pismem ręcznym, opatrzony datą i podpisany. Sporządzenie testamentu w formie aktu notarialnego następuje przed notariuszem i pozwala na jak najpełniejszą realizację woli testatora. Do testamentów szczególnych zaliczamy testament ustny, podróżny i wojskowy – mogą one zostać sporządzone w szczególnych, ściśle określonych sytuacjach. 

Z chwilą zawarcia związku małżeńskiego między małżonkami, co do zasady, powstaje ustawowa wspólność majątkowa. W ramach tego ustroju wyróżniamy majątek wspólny małżonków oraz ich majątki osobiste. Polski system prawny umożliwia jednak małżonkom rezygnację z ustawowego ustroju majątkowego i dostosowanie obowiązującego między nimi ustroju do ich potrzeb. Zgodnie z normami prawnymi Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego małżonkowie mogą wskazaną wspólność ustawową rozszerzyć, ograniczyć lub znieść (ustanawiając rozdzielność majątkową lub rozdzielność majątkową z wyrównaniem dorobków). Skutek taki wywołuje zawarcie przed notariuszem umowy majątkowej małżeńskiej. Z uwagi na doniosłe skutki zawarcia przedmiotowej umowy, ustawodawca zastrzegł, iż musi ona mieć formę aktu notarialnego. Niezachowanie tej formy powoduje nieważność umowy. Zaznaczyć należy, iż zawarcie wskazanej umowy może nastąpić zarówno przed, jak i po zawarciu małżeństwa i jest zależne jedynie od zgodnej woli stron. 

Rozszerzenie wspólności ustawowej polega na umownym określeniu, które ze składników majątków osobistych małżonków zostaną objęte ich majątkiem wspólnym. Wskazać jednak należy, iż taka dyspozycja nie jest dopuszczalna, co do niektórych składników majątku osobistego, enumeratywnie wyliczonych w stosownych przepisach. 

Ograniczenie wspólności ustawowej polega na umownym wyłączeniu z majątku wspólnego małżonków pewnych, określonych składników. Wyłączenie takie nie może jednak obejmować wszystkich składników majątku wspólnego. 

Jak już wskazano, zniesienie wspólności ustawowej może przybrać formę ustanowienia rozdzielności majątkowej lub rozdzielności majątkowej z wyrównaniem dorobków. Cechą charakterystyczną ustroju rozdzielności majątkowej małżeńskiej jest brak majątku wspólnego małżonków. Wszelkie przedmioty majątkowe, nabyte zarówno przed, jak i po zawarciu umowy należą do poszczególnych majątków osobistych małżonków.  

Ustrój rozdzielności majątkowej z wyrównaniem dorobków, w czasie jego trwania, niczym nie różni się od omówionej rozdzielności pełnej. Istotne różnice ujawniają się wraz z ustaniem wskazanego ustroju, gdyż wówczas, między małżonkami, powstaje obowiązek wyrównania dorobków. Wybór przedmiotowego ustroju pozwala na ochronę tego z małżonków, który w czasie trwania małżeństwa miał mniejsze możliwości pomnożenia swojego majątku. 

Jeżeli małżonkowie dojdą do wniosku, iż wybrany przez nich, w drodze umowy, ustrój majątkowy nie odpowiada ich aktualnym potrzebom, mogą w każdej chwili podjąć decyzję o zmianie umowy majątkowej małżeńskiej lub jej rozwiązaniu. Jeżeli rozwiązanie przedmiotowej umowy nastąpi jeszcze w czasie trwania związku małżeńskiego, a małżonkowie nie postanowią inaczej, powstaje między nimi ustawowa wspólność majątkowa. 

Obowiązujący stan prawny pozwala nam na dokonanie czynności prawnych nie tylko samodzielnie, ale także działając przez przedstawiciela. Możliwości takiej nie mamy jednak w sytuacji, gdy właściwość danej czynności wymaga osobistego działania np. w przypadku uznania ojcostwa lub gdy sam ustawodawca w danym przypadku wyraźnie wyłącza możliwość działania przez przedstawiciela, np. przy sporządzaniu testamentu.

Jeżeli chcemy upoważnić daną osobę do działania w naszym imieniu, konieczne jest złożenie odpowiedniego oświadczenia, na mocy którego osoba ta staje się naszym pełnomocnikiem. Zaznaczyć należy, iż udzielenie pełnomocnictwa stanowi czynność prawną jednostronną, co oznacza, iż nie wymaga udziału osoby, której chcemy udzielić pełnomocnictwa. Od naszej decyzji zależy, w jakim zakresie dana osoba będzie upoważniona do działania w naszym imieniu. Polski system prawny wyróżnia, co do zasady, trzy rodzaje pełnomocnictw:

– pełnomocnictwo ogólne,

– pełnomocnictwo rodzajowe,

– pełnomocnictwo szczególne.

Pełnomocnictwo ogólne zawiera upoważnienie do dokonywania tzw. czynności zwykłego zarządu, których szczegółowy zakres ustalany jest każdorazowo z uwzględnieniem wszystkich okoliczności poszczególnego przypadku. Pełnomocnictwo rodzajowe powinno przede wszystkim wskazywać rodzaj (pewną grupę) czynności oraz przedmiot, którego czynności te mają dotyczyć. Pełnomocnictwo szczególne wymagane jest dla dokonania jednej, konkretnej czynności.

Ustawodawca zastrzegł, iż pełnomocnictwo ogólne powinno być sporządzone w formie pisemnej, a brak zachowania tej formy skutkuje nieważnością danego pełnomocnictwa. Jeżeli jednak, zgodnie z obowiązującymi przepisami, dana czynność wymaga zachowania formy szczególnej, np. aktu notarialnego lub formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, pełnomocnictwo powinno być również sporządzone w tej formie. Tym samym, skoro sprzedaż lokalu mieszkalnego wymaga zachowania formy aktu notarialnego, również pełnomocnictwo, zawierające upoważnienie do sprzedaży lokalu mieszkalnego, musi przybrać formę aktu notarialnego.

Jeżeli w pełnomocnictwie nie zakreślimy okresu na jaki zostało ono udzielone, wygasa ono dopiero z chwilą śmierci pełnomocnika lub mocodawcy (osoby udzielającej pełnomocnictwa). Z uwagi na specyfikę relacji łączącej udzielającego pełnomocnictwa z osobą upoważnioną, która opiera się w znacznej mierze na zaufaniu stron, istnieje możliwość odwołania udzielonego pełnomocnictwa w każdej chwili.

Notariusz w związku z dokonywaną w jego kancelarii czynnością ma prawo przyjąć na przechowanie, w celu wydania ich osobie wskazanej przy złożeniu lub jej następcy prawnemu, papiery wartościowe albo pieniądze w walucie polskiej lub obcej. Dla udokumentowania tych czynności notariusz prowadzi specjalne konto bankowe.

Z przyjęcia depozytu notariusz spisuje protokół, w którym wymienia datę przyjęcia, ustala tożsamość osoby składającej, datę mającego nastąpić wydania oraz imię, nazwisko i miejsce zamieszkania osoby odbierającej depozyt. Wydanie depozytu następuje za pokwitowaniem.

Notariusz spisuje protokoły walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych oraz protokoły, w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne, a w szczególności dotyczące stawiennictwa stron i złożonych przez nie oświadczeń, a także – na żądanie strony stawającej – niestawiennictwa drugiej strony.